Teilnahmebedingungen und Informationen zum Datenschutz bei Regionalgruppenveranstaltungen

Mit Teilnahme an der Regionalgruppenveranstaltung stimmen Sie diesen Teilnahmebedingungen zu.

1. Teilnahme an Veranstaltungen

Die tekom-Regionalgruppenveranstaltungen sind von Mitgliedern für Mitglieder und interessierte Personen organisiert und im Regelfall kostenlos.

Die Finanzierung der Regionalgruppenveranstaltungen erfolgt hauptsächlich aus Vereinsmitteln. Bitte haben Sie daher Verständnis, dass manche Veranstaltungen nur Mitgliedern offen stehen oder Mitglieder sich mit Vorrang zu Veranstaltungen anmelden dürfen.

2. Anmeldung zur Veranstaltung / Anmeldelisten

Bitte melden Sie sich über das tekom-Web Portal unter ‚meine tekom‘ zu allen Veranstaltungen an. Wenn Sie wider Erwarten nicht teilnehmen können, dann melden Sie sich bitte von der Veranstaltung ab, damit Ihr Platz wieder freigegeben ist.
Die für die Veranstaltung verantwortlichen Regionalgruppenleiter erhalten eine Anmeldeliste, die Anrede, Name, E-Mail-Adresse und Regionalgruppe oder Landesverband aller angemeldeten Personen enthält und für die Veranstaltungsorganisation verwendet wird. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO. Erforderlichenfalls werden ausschließlich die Namen der Teilnehmer:innen zur Erstellung eines Bewirtungsbelegs weitergeleitet. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DSGVO.

Eine Veröffentlichung von Anmeldelisten findet nicht statt.

Nutzen Sie die Gelegenheit vor Ort, kommen Sie mit den anderen Teilnehmer:innen direkt ins Gespräch und tauschen Sie Visitenkarten aus.​

​​​​​​​3. Verhaltenskodex und Compliance-Regeln der tekom

Die tekom wünscht in den Regionalgruppenveranstaltungen eine faire, kollegiale und für die tekom gedeihliche Kommunikation unter den Teilnehmenden und bekennt sich zu einem freien und unverfälschten Wettbewerb. Die tekom lehnt daher jede Verfälschung des Wettbewerbs durch Unternehmen oder Branchenverbände strikt ab. Daher gelten auf tekom-Regionalgruppenveranstaltungen der Verhaltenskodex und die Compliance-Regeln der tekom.​​​​​​                                           

​​​​​​​4. Bild- und Tonaufnahmen

Teilnehmer:innen sind Tonband-, Videoaufnahmen und das Fotografieren grundsätzlich nicht gestattet.

Wir weisen darauf hin, dass die tekom als Veranstalter Foto- und Filmaufnahmen von der Veranstaltung zum Zweck der Dokumentation oder der Eigenveröffentlichung anfertigt. Es besteht daher die Möglichkeit, dass Sie auf Fotos und Filmaufnahmen erkennbar sind. Die Bild- und Filmaufnahmen werden zur Dokumentation der Veranstaltung dauerhaft aufbewahrt. Ausgewähltes Material wird für Berichts- und Werbezwecke auf der Webseite der Regionalgruppe, in der Fachzeitschrift ‚tk‘, dem tcworld magazine, den Verbandswebsites, Newslettern und sozialen Medien wie Twitter, XING, LinkedIn, Facebook und YouTube verwendet. Wenden Sie sich bitte umgehend an den Fotografen oder Kameramann, wenn Sie mit Foto- und Filmaufnahmen von sich und deren Verwendung nicht einverstanden sind.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Bildern und Videoaufzeichnungen ist das berechtigte Interesse des Veranstalters gemäß Art. 6 Abs.1 S. 1 lit. f) DSGVO. Bitte beachten Sie auch die Aushänge am Veranstaltungsort.​​                                                        

5. Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Zoom“ der tekom

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom informieren.

Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool Zoom, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: Online-Meetings). Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings für Regionalgruppen steht, ist die tekom Deutschland e.V.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von Zoom aufrufen, ist der Anbieter von Zoom für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Zoom herunterzuladen.

Sie können Zoom auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Zoom-App eingeben.

Wenn Sie die Zoom-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von Zoom finden.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Zoom werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Zoom-Meeting eingeben.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Benutzer
  Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
• Meeting-Metadaten
  Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen.
• Bei Aufzeichnungen (optional)
  Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
• Bei Einwahl mit dem Telefon
  Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
• Text-, Audio- und Videodaten
  Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom-App abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem Zoom-Meeting teilzunehmen bzw. den Zoom-Meeting-Raum zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Umfang der Verarbeitung

• Aufzeichnungen
  Wir verwenden Zoom, um Online-Veranstaltungen durchzuführen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Zoom-App angezeigt.
• Chat
  Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chat-Inhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
• Teilnehmerfragen
  Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmer:innen verarbeiten.
• Zoom-Benutzer
  Wenn Sie bei Zoom als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Zoom-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden.
• Aufmerksamkeitsüberwachung
  Die in Online-Meeting-Tools wie Zoom bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen Aufmerksamkeitsüberwachung (Aufmerksamkeitstracking) ist deaktiviert.
• Entscheidungsfindung
  Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des tekom Deutschland e.V. verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Zoom sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von Zoom erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrags mit Zoom vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von Zoom einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des tekom Deutschland e.V. verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.

Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz(at)tekom.de oder unter unserer Postadresse mit dem Zusatz "der Datenschutzbeauftragte".
Gesellschaft für Technische Kommunikation – tekom Deutschland e.V., der Datenschutzbeauftragte, Rotebühlstraße 64, 70178 Stuttgart

Ihre Rechte als Betroffene/r

• Auskunft
  Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
• Nachweis
  Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
• Berichtung / Löschung / Einschränkung
  Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
• Widerspruchsrecht
  Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
• Datenübertragbarkeit
  Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die aktuelle Fassung finden Sie auf der Detailseite der tekom-Veranstaltungen der Regionalgruppen oder der Landesverbände.

​​​​​​​6. Zurverfügungstellung von Vortragsfolien

Häufig werden nach der Veranstaltungen die Präsentationsfolien auf den Regionalgruppenseiten zur Verfügung gestellt. Die Referentinnen sind hierzu aber nicht verpflichtet. Bitte sprechen Sie den Referent:innen oder die zuständige Regionalgruppenleitung an.​​​​​                                                  

​​​​​​​​​​​​​​7. Haftung

Die Haftung der Gesellschaft für Technische Kommunikation – tekom Deutschland e.V und ihrer Regionalgruppenleiter, der Eigentümer von Veranstaltungsräumen oder der von ihnen beauftragten Personen für Schäden, insbesondere für solche aus Unfällen, Beschädigungen, Verlust oder Diebstahl, ist ausgeschlossen, es sei denn, dass der Schaden auf einem vorsätzlichen oder grobfahrlässigen Verhalten der Gesellschaft für Technische Kommunikation – tekom Deutschland e.V. oder ihrer Erfüllungsgehilfen beruht.​​​

​​​​​​​​​​​​​​8. Absage von Veranstaltungen

Es kann immer einmal passieren, dass eine Veranstaltung (z.B. bei Krankheit des Referierenden) abgesagt oder verschoben werden muss oder z.B. eine Änderung des Veranstaltungsorts notwendig wird. Solche Änderungen werden im Normalfall rechtzeitig über die Webseite der Regionalgruppe und / oder eine Benachrichtigung an die Teilnehmer:innen bekannt gemacht. Schadensersatzansprüche sind bei Absage oder Änderung der Veranstaltung ausgeschlossen. Dies gilt auch im Fall kurzfristiger Absagen, selbst wenn die vorherige Benachrichtigung der Teilnehmer:innen nicht mehr möglich sein sollte.

Stand: 27. September 2022